Huishoudelijk reglement en statuten

 

Een kopie van de statuten, zoals vastgelegd in juni 2012 kunt u hier downloaden.

Het park- en baanreglement 2014 kunt u hier downloaden.

Rechten en verplichtingen van de leden

Artikel 1
De leden, alsmede introducés zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. De regels omtrent het baangebruik voor tennislessen worden vastgelegd in een jaarlijks te evalueren contract met de tennisschool. Deze regels mogen niet in strijd zijn met de gepubliceerde baanreglementen van de vereniging. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 2
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór één april van het desbetreffende verenigingsjaar. Nieuwe leden kunnen slechts worden aangenomen na afgifte van een machtiging tot automatische incasso van de door hen verschuldigde contributie en een éénmalige machtiging tot automatische incasso van de door hen verschuldigde entreegelden. Leden die nog geen machtiging tot automatische incasso hebben afgegeven dienen zelf zorg te dragen voor tijdige betaling van de door hen verschuldigde contributie op de door de penningmeester aan te geven wijze. Voor deze leden en voor leden waarbij de automatische incasso niet mogelijk is gebleken door onvoldoende saldo op de desbetreffende rekening geldt dat, indien de contributie niet tijdig is ontvangen, zij van (de penningmeester van) het bestuur éénmalig een herinnering ontvangen met een betaaltermijn van veertien dagen.

Indien een lid binnen deze termijn niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Het bestuur kan in door haar te bepalen gevallen uitstel van contributiebetaling verlenen, dan wel toestaan dat betaling in termijnen geschiedt, mits het desbetreffende lid dit verzoek voor één februari van een verenigingsjaar indient bij het bestuur.

Leden die door een fysieke beperking gedurende langere tijd niet in staat zijn de tennissport te beoefenen
kunnen een aanvraag indienen bij het bestuur tot vermindering van de contributie.

Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Alle leden hebben het recht iemand te introduceren. Het bestuur stelt – zo nodig per verenigingsjaar – de voorwaarden vast voor  introducés. Deze voorwaarden worden op de website van de vereniging gepubliceerd. Voor leden die niet over een computer beschikken is een kopie van de voorwaarden verkrijgbaar bij de secretaris van het bestuur.

Vergaderingen

Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.

Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Commissies

Artikel 9
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.

Iedere commissie heeft tot taak dat haar taakomschrijving en werkzaamheden dienen te zijn beschreven in een draaiboek. Dit draaiboek wordt tenminste één maal per jaar met de desbetreffende portefeuillehouder van het bestuur doorgesproken.

Iedere commissie heeft periodiek overleg met het bestuurslid dat de desbetreffende commissie in zijn portefeuille heeft. Per verenigingsjaar wordt hiervoor een agenda vastgesteld.

De commissie is er voor verantwoordelijk dat een digitaal exemplaar van het in het desbetreffende verenigingsjaar van toepassing zijnde draaiboek, beschikbaar wordt gesteld aan de secretaris van het bestuur.

De commissie maakt een eigen begroting, welke voor  dat deze wordt ingediend bij het bestuur wordt doorgenomen met de penningmeester van het bestuur.

Uitgaven van een commissie worden met onderliggende stukken ingediend bij de penningmeester van het bestuur, die de uitgaven voldoet.

Wijzigingen in de uitvoering van de begroting in een verenigingsjaar dienen vooraf ter goedkeuring aan de penningmeester van het bestuur te worden voorgelegd. De penningmeester van het bestuur is verplicht in de eerstvolgende bestuursvergadering hierover verslag uit te brengen aan het bestuur.

Het jaarverslag van een commissie over het afgelopen verenigingsjaar en de begroting van de commissie voor het nieuwe verenigingsjaar dient uiterlijk drie weken na afloop van het kalenderjaar bij de secretaris van het bestuur te worden ingediend.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 10
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van  de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 11
Door de algemene vergadering wordt, voor de duur van één jaar een technische commissie gekozen (hierna aangeduid als T.C.), bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de T.C.

Artikel 12
De werkzaamheden van de T.C. kunnen o.a.  bestaan uit:
a. het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;
b.  banenschema opstellen
c.  het coördineren van eventuele verzoeken aan de KNLTB voor wijziging van speelsterkte. de T.C. op te maken speelsterkte;
d. het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;
e.     het vaststellen van het aantal benodigde trainingsuren voor de trainers in overleg met de jeugdcommissie

Besluitvorming

Artikel 13
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 14
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 15
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement
anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Artikel 16
Het bestuur draagt er zorg voor dat de organisatorische structuur binnen de organen van de vereniging (in beginsel bestaande uit de algemene Vergadering, bestuur en commissies) wordt weergegeven in een organigram, zodat voor de leden duidelijk zichtbaar is wie waarvoor verantwoordelijk en aanspreekbaar is. Dit organigram zal worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
Voorts zal het bestuur jaarlijks op de algemene vergadering de onderlinge taakverdeling van het bestuur kenbaar maken, zodat de desbetreffende portefeuillehouders bekend zijn. Ook deze informatie zal op de website van de vereniging worden gepubliceerd. Mocht het bestuur bepaalde onderdelen van zijn taken overdragen aan een commissie, al dan niet ingesteld voor een bepaald doel of een bepaald project, dan zal het bestuur dit kenbaar maken in een voorstel aan de leden in de eerstvolgende algemene vergadering waarin het voorstel tot benoeming van de leden van deze commissie aan de orde wordt gesteld.
Voor zover een lid van de vereniging niet in staat is de informatie van de vereniging via de website van de vereniging tot zich te nemen, dan maakt de secretaris van het bestuur met het desbetreffende lid hier nadere afspraken over.
De commissies voeren taken uit die passen bij de beleidsvisie en de vastgestelde specifieke doelstellingen uit
een meerjaren beleidsplan.

Bestuur

Artikel 17
De op statutaire wijze tot bestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
Een bestuurslid wordt benoemd voor ten hoogste drie jaar. Ieder jaar kunnen bestuursleden aftreden volgens een door het bestuur op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar voor nogmaals maximaal 3 jaar. Indien er tegenkandidaten zijn zal er altijd gestemd moeten worden.
Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 18
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wijst het bestuur een plaatsvervanger van de voorzitter aan, die bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waarneemt. Bij ontstentenis van deze plaatsvervanger dan wel ontstentenis van een ander bestuurslid wijst het bestuur in de eerstvolgende vergadering van het bestuur een plaatsvervanger aan voor het desbetreffende bestuurslid. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 20
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, betreffende niet voorziene uitgaven de wordt gesteld op maximaal € 5.000 per boekingsjaar.

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 21
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden
van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b.  presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
d.  inkomsten en uitgaven van de vereniging
e.  uitvoeren en aansturen van het beleid dat staat beschreven in een meerjarig beleidsplan.
f. het beleidsplan is goedgekeurd in de ALV. Indien er wijzigingen zijn dient het bestuur dit aan de leden te communiceren en voor te dragen n de ALV  alvorens het definitief in het beleidsplan te wijzigen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

Financiële verplichtingen commissies

Artikel 22
Alle commissies dienen een administratie te onderhouden van inkomsten en uitgaven. Alle inkomende en uitgaande facturen, contracten en bonnen dienen aan het eind van het boekingsjaar te worden overlegd. Indien aan bovenstaande voorwaarden niet kan worden voldaan, zal de verantwoordelijke functionaris van de betreffende commissie zich moeten verantwoorden aan de portefeuillehouder van diens commissie en aan de penningmeester van het bestuur.
De commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten heeft het recht om de totale administratie in te zien. Zowel penningmeester als alle commissies dienen hieraan hun medewerking te verlenen.

Aanmeldingsformulier

Artikel 23
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum. Daarnaast wordt dringend verzocht om beroep, hobby, telefoonnummers, e-mailadres te vermelden. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de  vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
Mochten de verstrekte gegevens wijzigen, dan draagt het lid de verantwoording om de ledenadministratie van TVM daarover te informeren
De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Donateurs en sponsors

Artikel 24
De sponsorcommissie sluit in samenspraak met het bestuur overeenkomsten met de donateurs en sponsors van de vereniging. De uitgangspunten voor deze te sluiten overeenkomsten worden opgesteld door de sponsorcommissie en maken deel uit van het draaiboek van deze commissie.

Slotbepalingen

Artikel 25
Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging. Mochten leden hiertoe niet in de gelegenheid zijn, dan kunnen zij een exemplaar van beide bij het bestuur opvragen.

Artikel 26  
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 14 december 2011.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.